1. Description du projet :

• Nous avons comme projet de créer un événement sportif pour récolter des fonds pour l’association.

• Responsables du projet : Hajer DHOUIB, Laura TRAN, Meghane DESVARIEUX et Sara MOKRINI
-> Étudiantes Licence Logistique et Pilotage des Flux – IUT d’Évry

• Type d’événement sportif :
-> Nous aimerions organiser un relais de 10 kilomètres. Le nombre d’équipes sera fonction du nombre de participants. On peut imaginer plusieurs départs échelonnés.
-> Lieu : un stade de la ville d’Évry

o Participants :
-> Étudiants et personnels enseignant de l’IUT d’Évry
-> Les invités : Nous sommes en train de rentrer en contact avec plusieurs personnalités sportives afin qu’elles puissent être présentes et participer à cette course aux rêves. Notre objectif est qu’il y ait un invité par équipe de relais.
-> Extérieurs : toute personne susceptible de vouloir participer à l’événement

• Nom du projet : « La course aux RÊVES »

• Date de la course  : Ce rassemblement aurait lieu le mercredi 3 mai 2017.
-> Pour le moment nous avons prévu de banaliser une demi-journée mais si le nombre d’inscrits est supérieur à 100, nous banaliserons la journée entière.

2. Déroulement de la journée

• Au moment des inscriptions, nous remettrons un numéro de dossard à chacun et, chaque équipe sera formée de 10 personnes (donc 1 kilomètre par personne).
o Nous avons estimé le temps moyen d’une course de 10 kilomètres à une heure environ, par équipe.
o Nous ferons donc courir les équipes par 4 à chaque fois pour une meilleure organisation des arbitres.
o Lorsque toutes les équipes seront passées une première fois, il y aura un temps de pause.
o Le temps pour nous de prendre les meilleurs temps et d’organiser les finales. Lorsque les courses seront achevées, nous allons passer à la remise des récompenses puis à un discours de clôture.
o C’est à ce moment-là que nous annoncerons le montant récolté pour l’association. À la fin, il y aura un moment de partage avec les gâteaux et boissons.

3. La récolte des fonds

• Participation à la course : La participation demandée sera de 5 euros par personne.
o C’est sur cette base que la récolte de fonds se fera. Nous tiendrons un stand au sein de l’Université pour recevoir les inscriptions, nous pourrons donc gérer au fur et à mesure les besoins matériels qui seront nécessaires pour la réussite de ce projet, grâce à la configuration d’une base de donnés ACCESS. Cela nous permettra donc de suivre en temps réel la progression du montant récolté, et donc du nombre d’inscriptions.
• Récolte de dons pendant l’événement :
o Durant la demi journée de l’événement un stand de l’association permettra de récolter les dons des personnes participantes.
• Revente de produits durant l’événement :
o Un stand de boissons et de gâteaux permettra de récolter des fonds supplémentaires

• Gestion financière des dons :
-> Il est à noter que nous avons prévu de mettre l’ensemble de la récolte de fonds sur le compte du Bureau des Étudiants de l’Université (B.D.E), avant de le reverser à l’association RÊVES.

4. Les moyens matériels et humains mis en place

• Matériels :

o Matériels liés à l’événement

♣ Nous sommes rentrés en contact avec le département des sports de l’Université ainsi qu’avec la Mairie pour tout ce qui concerne la course en elle-même, ils nous aideront sur: les trousses de secours, les chasubles, le complexe sportif, les chronomètres, les bâtons de relais, les récompenses à la fin de la journée, les sifflets, les plots et autres objets pour des démarquages au sol.

♣ Nous sommes également en train de faire des démarches pour recevoir de l’aide de la part d’un magasin de sport situé dans le département, les négociations sont en cours.

• Humains : Voici l’ensemble des moyens humains que nous allons mettre en place lors de cette grande journée sportive, en sachant que tout se fera sur la base du volontariat :
♣ Des arbitres, des agents de sécurité, des personnes habilités pour effectuer des soins de secours, des personnes qui tiendront des stands pour les ravitaillements (eau et gâteaux = partenariat avec une boulangerie, le B.D.E) et la mairie), un présentateur qui sera chargé d’annoncer chaque course et de rythmer l’événement.

5. La communication

• La communication gérée par l’IUT

o Nous sommes rentrés en contact avec une radio locale pour négocier la communication de cette journée sportive afin de faire connaître l’association dans le département.

o De plus, la responsable communication de l’Université nous donne déjà son accord et son aide pour la diffusion d’affiches papier présentant le projet de partenariat, ainsi que d’affiches sur tous les écrans de l’Université.

• Les besoins de supports de l’association

o Nous aurons besoin d’un certain nombre d’outils de communication pour assurer l’affichage de l’association : vu avec Xavier Carpentier.
♣ Kakemono
♣ Flyers
♣ Etc.

Sport

Date : 03 mai 2017

Lieu : STADE D'ATHLETISME ANDRE THOISON Evry